あなたの人生を奪う「無駄な仕事」の見直し方　#テイジラジオ

忙しい毎日で、会社と家の往復ばかり。もう少しインプットしたいけど、スマホを見るとついSNSやゲームでダラダラ時間を溶かしてしまう……。

ビジネスパーソンのみなさんが「定時までに帰れること」をサポートすべく、業務効率化やキャリアアップに役立つ新刊ビジネス書の著者をお招きして、今日からお仕事にちょっと役立つノウハウやTipsをインタビュー。

ポッドキャスト番組「定時までに帰れるラジオ」の一部をダイジェスト版でお送りします。

今回のゲストは、YouTuberのハック大学ぺそさん。本業のかたわら、YouTubeでビジネスパーソン向けの情報を発信し、登録者数27万人を超える人気チャンネルとなっています。

著書『仕事に追われず自分の時間を確保する』から、定時で帰るための業務効率化のエッセンスをお届けします。

「この意味のない仕事……もうやめたい！」と日々心の内で叫んでいるあなた、必読です！

野上：こんにちは、JobPicks編集長の野上英文です。今回取り上げるテーマは「自分時間をいかに確保するか」。

リモートワークも浸透し、どこでも仕事ができるようになったことで、逆にずっと仕事をしている、気づいたら自分の時間がないよ！　という方も多いのではないでしょうか？

ゲストには、ポプラ社から『仕事に追われず自分の仕事を確保する』を出されたハック大学ぺそさんをお迎えしております。

ぺそ：よろしくお願いします。

野上：黄色い表紙が印象的な1冊ですが、この本で伝えたかったことを一言でお願いします。

ぺそ：盛りだくさんな本なので一言では難しいのですが……強いて言えば「“タイム・イズ・マネー”をちゃんと理解して、行動しましょう」ということでしょうか。

当然、時間の重要は多くのビジネスパーソンの方が理解していると思うんですが、本当にちゃんと理解しているか？　と具体的に落とし込んでいくとと意外と微妙な気がするんです。

例えば今すぐ2億円もらえますが、受け取ると今すぐ80歳にワープします。あなたはもらいますか？　って聞かれたとして、野上さんならどうしますか？

野上：2億円はほしいですが……。うーん、さすがに断りますかね。80歳までまだまだあると思うと。

ぺそ：ですよね、僕を含めなかなかイエスって答える人いないと思うんです。というのは、無意識のうちに、80歳までの時間を2億円以上の価値だと考えているということですよね。

でもこれを1年、1ヶ月、1日と細分化していくと、どうしてもその実感が薄れちゃう。いざ毎日忙しく過ぎていく中で解像度高く理解できていないからこそ、時間を無駄遣いしている人が多いのかなと。

野上：概念としてはわかっていても、じゃあこの24時間、どれくらい大切に過ごしましたか？と聞かれると。……すみません（笑）

『仕事に追われず自分の時間を確保する』（ポプラ社）

この本では、“時間泥棒”を追い返すための3ステップとして「なくす」「へらす」「かえる」と説明されていますが、一つずつ見ていきましょうか。

ぺそ：抱えている仕事を整理していく手順として、ファーストステップが「なくす」ですね。さまざまなタスクに対して「これ、なくすことできないかな？」をひとつずつ考えていく。

なくすことができなくても「へらす」、例えば頻度や回数、人数など負担になっているものを減らせないかを考えます。

それも難しいとなった場合は「かえる」。例えば、今マニュアルに沿って手作業でやっているけど、それをシステムで自動化できないか？　など考えます。

野上：わかりやすくて実践的ですね。とはいえ理解したところで実際に活用できるかが重要だと思うので、私の例で恐縮なのですが……もう毎日のように会議がいっぱいでそれだけで疲れちゃって。Googleカレンダー見てください、こんなにパンパン。

ぺそ：うわ、これはヤバいですね……（笑）。こことか会議かぶってますよね？

野上：かぶってます（笑）。自分の作業ができる空き時間がほとんどない！この状態を見直す最初のステップは「なくす」ですが、これはもうゼロか100、なしにできないか考えるってことですよね？

ぺそ：そうです。「なくす」を最初のステップに持ってきているのは、当然一番インパクトが大きいからですね。

世の中にある効率化や時間術の本では「へらす」や「かえる」にあたる方法が紹介されていることが多いのですが、10％減、50％減よりも100％減のほうがそりゃ大きいよね、という単純な算数の話です。

ただ、正直ゼロにするのは難しいですよね。なくせないからこそ残っているわけで……。見直したところで、実際に「なくす」ことができるタスクの割合は少ないとは思うのですが、「まず、なくすという発想を持ってみませんか？」という提案でもあります。

野上：たしかに、そもそもその発想がないことも多そうです。定例ミーティングとか。

ぺそ：まさにですね！定例ミーティングなんてビジネスパーソンのあいだでもはや“敵”になってますけども……（笑）。それ以外にも前例主義的に「この部署ではずっとこうやってきたから」と、とりあえず続いている会議ってきっとたくさんありますよね。

野上：では次は「へらす」。例えば私だと週1ペースで1時間の会議が山ほどあるんですが、これを減らすとすると？

ぺそ：隔週にしたり月1にしたり頻度を落とせないか考えるっていうのもそうですし、会議自体を軽くするという方法もあります。会議で報告するものが3項目あったとして、それを2項目に絞って、残り1項目はメールで展開しておわりにするとか。

あとは見落としがちなのは参加人数ですね。「果たしてこんなに人数を集める必要あるんだっけ？」「一応招集されてるけど、自分も聞かなきゃいけないんだっけ？」とか……。よく考えると出席しなくていい会議、ありませんか？

野上：これは本当に耳が痛いですね。集める側は「一応この人も入れとくか」と思いがちな気がします。広く集めておけば安心しちゃう。

ぺそ：安心感、非常にわかります。人を絞った時に起こりうるリスクに比べると、とりあえず多めに招集して「なんか無駄な時間だったな」って思わせる方が、目に見えて生じるリスクは少ないんですよね。でも、あえてそこに着手して意識的に関わる人を減らしていく行動がのちのち違いになっていきます。

野上：いや、反省しきりです。そして「なくす」「へらす」の次が「かえる」なんですが、ちょっとわかりにくいですかね。

ぺそ：そうですね、これはいろんな方法があります。「かえる」は、手動でやっていた作業にシステムを導入するとか、そこまで大げさでなくても、手入力していたExcelのシートに数式を入れるとかですね。

「かえる」を考えるうえでは、最終的に何ができあがっていればいいのかをイメージして、アウトプットが担保されているかを意識することが大切です。それさえしっかり守れて言えば、正直どう変えてもいいと思っているので。

野上：プレゼン資料とか、社内報告書とか。

ぺそ：そうですね。そういうものもまずは目的――誰向けに、何のためにやるのか、をまず考えると変え方が見えてくると思います。社内に情報共有するだけであれば、時間がかかる過剰な装飾はいらないですよね。

私も部下に「資料作って」とお願いする機会はすごく多いので「見た目をきれいにすることに費やしてる、その労力は悪だよ」とはなかなか言いにくいのですが。

野上：そのあたりは発注側も受けた側も、お互い気づいたら言い合うってことですかね。

ぺそ：コミュニケーションは重要ですよね。そもそも、どこからが華美かというのも結局は目的によると思うので、何のために作っているのかという共通認識を持つのが大前提だと思います。

（続く）

このあとは、こんな話をしています。

フルバージョンは以下のポッドキャストからお聞きください！